Posiadanie przestrzeni magazynowych odpowiednio dostosowanych do magazynowanego asortymentu produktów to już praktycznie niezbędny czynnik zapewniający producentom i firmom handlowym rozwój oraz poszerzanie bazy klientów. W zależności od zasięgu i skali prowadzonej działalności, sprawnie zarządzane magazyny stanową obok transportu najważniejszy element zapewniający ciągłość łańcucha dostaw. To z kolei będzie pozytywnie wpływać na poziom zadowolenia kontrahentów i odbiorców. Warto również zwrócić uwagę, że odpowiednio zorganizowany i zoptymalizowany proces magazynowania, może przynieść firmie znaczne oszczędności. Zamierzone cele z zakresu zarządzania magazynami najłatwiej osiągnąć dzięki stałej kontroli ilościowej i jakościowej w magazynie. Jak przebiega kontrola w magazynie i dlaczego warto ją cyklicznie prowadzić?

Spis treści:

Jak wygląda kontrola towaru w magazynie?

Sformalizowany proces audytowy magazynowanych towarów, to jeden z podstawowych elementów kontrolnych nad zachowaniem poprawności całego procesu przepływu dóbr. Kontrole towaru w magazynie mogą się odbywać na poszczególnych etapach magazynowania, czyli:

  • przyjęcie dostawy i rozładunek – na tym etapie kontroli powinny zostać poddane: środek transportu (czy towar był przewożony zgodnie z wymogami); dokumentacja i ilości (czy zadeklarowane ilości lub masa zgadzają się ze stanem faktycznym); kontrola jakości w magazynie (weryfikacja poziomu uszkodzenia towaru zarówno w opakowaniach zbiorczych, jak i jednostkowych. W przypadku towarów spożywczych kontrola prowadzona być musi w bezpiecznych dla żywności warunkach); sortowanie i paletyzacja (porządkowanie towaru i rozmieszczanie na magazynie wg założonych kluczy). W wyniku kontroli ilościowej i jakościowej w magazynie następuje potwierdzenie przyjęcia magazynowego (z ewentualnym zaprotokołowaniem wszelkich niezgodności);
  • składowanie towaru – ten etap sprowadza się do stałej kontroli zarówno przestrzeni magazynowej (czy towar jest odpowiednio zabezpieczony przed czynnikami zewnętrznymi), jak i samego towaru (czy sam nie uległ zniszczeniu lub jego opakowanie). Ponadto cyklicznej kontroli w magazynie warto poddać bieżące stany ilościowe, co pozwala odpowiednio planować dostawy;
  • inwentaryzacja – powinna być przeprowadzana cyklicznie. Dzięki niej można zawczasu wychwycić ewentualne niezgodności między stanem faktycznym a ilościami wynikającymi z dokumentacji. Taka kontrola w magazynie pozwala podjąć odpowiednie działania naprawcze zanim ta różnica w stanach magazynowych wygeneruje problemy. Regularnie przeprowadzana inwentaryzacja jest wręcz nieodzowna w każdym przedsiębiorstwie zajmującym się składowaniem i dystrybuowaniem towaru.
  • kompletacja zamówień i wydania magazynowe – kontroli jakości w magazynie na tym etapie poddawane są: zamawiane ilości ze stanem faktycznym; poprawność paczkowania, etykietowania i zabezpieczenia ładunku; środek transportu (przed i po załadunku). Wskazane działania kontrolne kończą się wydaniem dokumentów transportowych.
kontrola jakości w magazynie

Kontrola jakości w magazynie – jak przeprowadzić?

Niezależnie od poziomu złożoności prowadzonych audytów przestrzeni magazynowych, właściwa kontrola jakości magazynów powinna opierać się przede wszystkim na weryfikacji zgodności towaru z dokumentami dostawy, również na etapie składowania aż po wydania magazynowe. Pożądany stan to pełna zgodność dokumentacji ze stanem faktycznym, zarówno pod względem ilości, ale jak i charakterystyki towarów (np. nazwa, indeksacja), ich stanu fizycznego (czy doszło do uszkodzeń) czy też samej zawartości oraz wytrzymałości opakowań (sprawdzane wybiórczo). Dołączając do tego kontrolę magazynu, sposobu przechowywania, stref wejścia i wyjścia, kontrolę dostępu pracowników i osób trzecich, można pozyskiwać pełne raporty kontrolne, które poddane analizie pomagają z jednej strony usprawniać proces magazynowania, a z drugiej stanowią zabezpieczenie interesów wszystkich stron biznesowych.

Dlaczego warto prowadzić kontrolę jakości w magazynie?

Ilościowa i jakościowa kontrola w magazynie niesie za sobą szereg korzyści dla zarządzających magazynami, do których zaliczyć należy:

  • możliwość oceny stosowanych rozwiązań magazynowych i wyznaczanie nowych kierunków rozwoju w tym zakresie (optymalizacja przestrzeni);
  • podnoszenie poziomu bezpieczeństwa przestrzeni magazynowej;
  • uzyskanie danych niezbędnych do przeprowadzania stałego procesu optymalizacji kosztów;
  • zabezpieczenie łańcucha dostaw – właściwe magazynowanie towarów umożliwi kontrahentom płynność obrotem towarów, co wpływać będzie bezpośrednio na poziom zadowolenia odbiorcy końcowego, a tym samym rozwój firmy.

Negatywne skutki braku kontroli w magazynie

Z kolei zaniedbanie wykonywania kontroli może mieć negatywne skutki i odbić się na wizerunku oraz na finansach firmy. Oto kilka przykładów:

  • Problemy z jakości towarów – nieodzowna jest kontrola jakości w magazynie przy przyjmowaniu towaru, przy jego wydawaniu, a także bieżące doglądanie w trakcie magazynowania. Zdecydowanie lepiej, żeby wada została wykryta na miejscu, niż dopiero u klienta. Taka sytuacja zawsze generuje niepotrzebne nerwy, angażuje pracowników i odrywa ich od zadań, które mogłyby przynieść przedsiębiorstwu więcej korzyści. Zwrot i wymiana to również niepotrzebne koszty przesyłki, których można byłoby uniknąć, gdyby tylko kontrola towaru w magazynie została zawczasu należycie wykonana. Rzetelny kontrahent nie powinien sobie pozwolić na przyjmowanie, przechowywanie i sprzedawanie uszkodzonych towarów. Również klient ponosi koszty przestoju, kiedy czeka na przykład na otrzymanie sprawnej części czy urządzenia. Dlatego niezbędna jest kontrola jakości. Magazynu nie powinien opuścić żaden uszkodzony towar.
  • Brak dostępności towarów – sprawdzanie jakości to nie wszystko. Równie ważna jest ilość. Braki mogą prowadzić do opóźnień w realizacji zamówień. Tymczasem klienci przyzwyczaili się, że wszystko  Zakupy, których dokonujemy już zazwyczaj online, też bywają przecież czasochłonne. Nawet jeśli wiemy, czego dokładnie nam trzeba, to pozostaje jeszcze kwestia porównania ofert różnych sprzedawców. Cena, koszt dostawy, czas realizacji zamówienia – dopiero dysponując wszystkimi tymi parametrami podejmujemy decyzję zakupową. I nikt nie lubi sytuacji, kiedy po całym tym żmudnym procesie otrzymujemy wiadomość, iż wystąpił błąd i sprzedający w rzeczywistości nie posiada danego towaru na stanie, albo posiada go w mniejszej ilości, która nie pokrywa naszego zamówienia. A wystarczyłaby przeprowadzona w odpowiednim momencie kontrola ilościowa i jakościowa w magazynie… 
  • Nadmiar zapasów – z drugiej strony, towarów może być też za dużo. To szczególnie niebezpieczne w przypadku asortymentu złożonego z produktów o ograniczonej dacie zdatności do spożycia lub użycia. Dlatego kontrola towaru w magazynie powinna wychwycić wszystkie odchylenia. Nadmiar zapasów to również niepotrzebnie zwiększone koszty magazynowania i zmniejszenie przestrzeni składowania. Nadmiar zapasów może być np. wynikiem braku skrupulatności przy realizacji zamówień i nieodnotowania wydania towaru.
  • Błędy w finansach – bieżący stan magazynowy jest również odnotowywany w dokumentach księgowych, a zatem wszelkie nieprawidłowości będą wymagały wprowadzenia korekt. Kontrola ilościowa i jakościowa w magazynie przeprowadzana cyklicznie pomaga utrzymać finanse i księgowość w należytym porządku.

Lepiej zawczasu chronić się przed takimi sytuacjami. Odpowiednio prowadzona, skuteczna kontrola w magazynie jest nieodzowna dla sprawnego zarządzania zapasami. Stanowi kluczowy element, pozwalający na zminimalizowanie ryzyka braków lub nadmiarów, pozwalający na monitorowanie jakości, co przekłada się na zmniejszenie ryzyka reklamacji, a także jest nieodzowna z punktu widzenia porządku w księgowości. Pamiętajmy także, że raz utraconą reputację trudno odbudować, a klient, którego zawiedliśmy, nieprędko da nam drugą szansę. Regularnie i rzetelnie przeprowadzana kontrola jakości w magazynie może uchronić przed niepotrzebną utratą klientów.

Sprawdź też, jak wygląda praca magazyniera.