Posiadanie przestrzeni magazynowych odpowiednio dostosowanych do magazynowanego asortymentu produktów to już praktycznie niezbędny czynnik zapewniający producentom i firmom handlowym rozwój oraz poszerzanie bazy klientów. W zależności od zasięgu i skali prowadzonej działalności, sprawnie zarządzane magazyny stanową obok transportu najważniejszy element zapewniający ciągłość łańcucha dostaw. To z kolei będzie pozytywnie wpływać na poziom zadowolenia kontrahentów i odbiorców. Warto również zwrócić uwagę, że odpowiednio zorganizowany i zoptymalizowany proces magazynowania, może przynieść firmie znaczne oszczędności. Zamierzone cele z zakresu zarządzania magazynami najłatwiej osiągnąć dzięki stałej kontroli ilościowej i jakościowej w magazynie. Jak przebiega kontrola w magazynie i dlaczego warto ją cyklicznie prowadzić?

Jak wygląda kontrola towaru w magazynie?

Sformalizowany proces audytowy magazynowanych towarów, to jeden z podstawowych elementów kontrolnych nad zachowaniem poprawności całego procesu przepływu dóbr. Kontrole towaru w magazynie mogą się odbywać na poszczególnych etapach magazynowania, czyli:

  • przyjęcie dostawy i rozładunek – na tym etapie kontroli powinny zostać poddane: środek transportu (czy towar był przewożony zgodnie z wymogami); dokumentacja i ilości (czy zadeklarowane ilości lub masa zgadzają się ze stanem faktycznym); kontrola jakości w magazynie (weryfikacja poziomu uszkodzenia towaru zarówno w opakowaniach zbiorczych, jak i jednostkowych. W przypadku towarów spożywczych kontrola prowadzona być musi w bezpiecznych dla żywności warunkach); sortowanie i paletyzacja (porządkowanie towaru i rozmieszczanie na magazynie wg założonych kluczy). W wyniku kontroli ilościowej i jakościowej w magazynie następuje potwierdzenie przyjęcia magazynowego (z ewentualnym zaprotokołowaniem wszelkich niezgodności);
  • składowanie towaru – ten etap sprowadza się do stałej kontroli zarówno przestrzeni magazynowej (czy towar jest odpowiednio zabezpieczony przed czynnikami zewnętrznymi), jak i samego towaru (czy sam nie uległ zniszczeniu lub jego opakowanie). Ponadto cyklicznej kontroli w magazynie warto poddać bieżące stany ilościowe, co pozwala odpowiednio planować dostawy;
  • kompletacja zamówień i wydania magazynowe – kontroli jakości w magazynie na tym etapie poddawane są: zamawiane ilości ze stanem faktycznym; poprawność paczkowania, etykietowania i zabezpieczenia ładunku; środek transportu (przed i po załadunku). Wskazane działania kontrolne kończą się wydaniem dokumentów transportowych.

Kontrola jakości w magazynie – jak przeprowadzić?

Niezależnie od poziomu złożoności prowadzonych audytów przestrzeni magazynowych, właściwa kontrola jakości magazynów powinna opierać się przede wszystkim na weryfikacji zgodności towaru z dokumentami dostawy, również na etapie składowania aż po wydania magazynowe. Pożądany stan to pełna zgodność dokumentacji ze stanem faktycznym, zarówno pod względem ilości, ale jak i charakterystyki towarów (np. nazwa, indeksacja), ich stanu fizycznego (czy doszło do uszkodzeń) czy też samej zawartości oraz wytrzymałości opakowań (sprawdzane wybiórczo). Dołączając do tego kontrolę magazynu, sposobu przechowywania, stref wejścia i wyjścia, kontrolę dostępu pracowników i osób trzecich, można pozyskiwać pełne raporty kontrolne, które poddane analizie pomagają z jednej strony usprawniać proces magazynowania, a z drugiej stanowią zabezpieczenie interesów wszystkich stron biznesowych.

Dlaczego warto prowadzić kontrolę jakości w magazynie?

Ilościowa i jakościowa kontrola w magazynie niesie za sobą szereg korzyści dla zarządzających magazynami, do których zaliczyć należy:

  • możliwość oceny stosowanych rozwiązań magazynowych i wyznaczanie nowych kierunków rozwoju w tym zakresie (optymalizacja przestrzeni);
  • podnoszenie poziomu bezpieczeństwa przestrzeni magazynowej;
  • uzyskanie danych niezbędnych do przeprowadzania stałego procesu optymalizacji kosztów;
  • zabezpieczenie łańcucha dostaw – właściwe magazynowanie towarów umożliwi kontrahentom płynność obrotem towarów, co wpływać będzie bezpośrednio na poziom zadowolenia odbiorcy końcowego, a tym samym rozwój firmy.

Sprawdź też, jak wygląda praca magazyniera.