Prawdopodobnie nigdy nie zastanawiałeś się, jak skutecznie zniszczyć własny towar. W końcu, po co miałbyś likwidować coś, w co zainwestowałeś pieniądze? Zdarzają się jednak sytuacje, w których produkty ulegają zniszczeniu z przyczyn od Ciebie niezależnych, np. przeterminowanie, niewłaściwy transport czy też pożar lub zalanie magazynu. W takich sytuacjach musisz sporządzić protokół zniszczenia towaru. Jak to zrobić? Oto odpowiedź.

Zniszczenie towaru w magazynie, a spisanie protokołu

Wadliwe i przeterminowane towary narażają Twoją firmę na znaczne ryzyko poniesienia odpowiedzialności, jeśli nie zostaną odpowiednio zniszczone. Produkty i sprzęt, które nie spełniają już rządowych standardów regulacyjnych, a w niektórych przypadkach również własnych standardów wewnętrznych firmy, powinny zostać zlikwidowane.

Istnieje wiele sytuacji, które sprawiają, że jako przedsiębiorca stracisz zakupiony towar lub ulegnie on zniszczeniu i nie będzie nadawał się do sprzedaży. Może to być m.in. 

  • upadek z półki i mechaniczne uszkodzenie, 
  • niewłaściwy transport, 
  • kradzież,
  • zagubienie,
  • pożar lokalu, 
  • zalanie magazynu, 
  • uszkodzenie podczas załadunku lub rozładunku,
  • przeterminowanie towaru.

W niektórych przypadkach poświadczone zniszczenie produktu jest wymagane w celu spełnienia nakazów sądowych. Zdarza się to najczęściej w przypadku naruszeń patentów i praw autorskich oraz towarów importowanych, które zajęto podczas transportu.

Czym jest protokół zniszczenia towaru?

Jeśli podlegasz działaniom wycofania produktu ze sprzedaży nie z Twojej winy, musisz postępować według odpowiednich procedur i wiedzieć jak sporządzić protokół zniszczenia towaru. Jest to dokument, który stanowi dowód na to, że Twoja firma poniosła stratę. Po jego sporządzeniu zyskujesz szansę na odzyskanie część utraconych pieniędzy. 

Protokół zniszczenia towaru jest również podstawą wpisu do Księgi Przychodów i Rozchodów (KPiR). W sytuacji, gdy jako przedsiębiorca nie jesteś odpowiedzialny za zniszczenie towaru, wartość uszkodzonych lub utraconych dóbr można wpisać do kosztów uzyskania przychodu. Jeżeli jednak to z Twojej winy produkty uległy zniszczeniu, wówczas ich wartość nie może podlegać wpisom do KPiR.

Dlatego, zanim przystąpisz do sporządzania protokołu zniszczenia towaru, w pierwszej kolejności ustal przyczynę jego zniszczenia. Tylko określenie tego, czy doszło do niego na skutek Twojej winy, czy też nie, pozwoli Ci na stwierdzenie, czy możesz zakwalifikować wartość zniszczonego towaru do kosztów uzyskania przychodu.

Jak sporządzić protokół zniszczenia towaru?

Jak napisać protokół zniszczenia towaru? Oprócz ustalenia przyczyny zniszczenia do sporządzenia protokołu potrzebne Ci będą wszelkie dokumenty, które pokażą, co się wydarzyło. Może to być np. protokół z policji, dokumentacja od rzeczoznawcy lub ubezpieczyciela, notatka z firmy transportowej, dokument potwierdzający odbiór towaru przez firmę utylizacyjną itp.

Odpowiednio sporządzony protokół zniszczenia towaru powinien zawierać:

  • numer i datę sporządzenia dokumentu,
  • datę zniszczenia lub utraty towaru,
  • przyczynę zniszczenia lub straty,
  • nazwę, ilość i wartość zlikwidowanego towaru,
  • łączną kwotę strat, 
  • dane i podpis osoby, która sporządziła protokół.

Jeśli jesteś podatnikiem VAT, w wartości utraconego mienia musisz podać kwotę netto. Jeśli nie, właściwą kwotą będzie wartość brutto.

Czy nieużywany towar zawsze trzeba likwidować?

Zdarzają się sytuacje, kiedy nieużywany towar nie został zniszczony, niby działa poprawnie, nadaje się do konsumpcji, a i tak zalega w przestrzeniach magazynowych. Wówczas, zamiast czekać na jego przeterminowanie lub uszkodzenie, możesz zdecydować się na wcześniejszą odsprzedaż produktów.

Tak właśnie działają stoki magazynowe, które skupują m.in. produkty wyprzedażowe, nadwyżki magazynowe, towary drugiej kategorii i te po likwidacji firmy. Dzięki takiej sprzedaży nie stracisz za dużo, a na pewno nie dokładasz do interesu jak przy całkowitym zniszczeniu towaru.